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Neste artigo vão encontrar dicas sobre:
- como utilizar gratuitamente o Mufip.pt para angariar patrocinadores para eventos;
- como criar um plano de patrocínio;
- como responder aos possíveis constrangimentos de patrocinar um evento.
1. Como utilizar gratuitamente o Mufip.pt para angariar patrocinadores para eventos
Vale o aviso prévio de que o título do nosso artigo é coisa séria e uma previsão fácil de acontecer, porque o patrocínio de eventos continua a ser um forte veículo de comunicação com os consumidores, onde uma marca pode interagir e gerir relacionamentos com as pessoas (por exemplo, neste artigo temos como as grandes marcas gastaram milhões para aparecer no Mundial 2014).
Mas o motivo de notícia é como essa realidade está a ser potenciada pelo Mufip.pt.
Antes de mais, se ainda não conhecem esta plataforma e não sabem como funciona, leiam por favor este nosso outro artigo (Como pesquisar e inserir oportunidades de publicidade no Mufip.pt - com vídeos) e depois voltem para aqui :)
Bem, agora que já todos sabemos do que estamos a falar, vamos a um exemplo:
Os eventos Ignite Algarve andam à procura de patrocinadores que possam garantir a sustentabilidade do modelo gratuito destes eventos. Nesse sentido, criaram uma oportunidade de publicidade no Mufip.pt onde explicam em que consiste o evento, quem são e o número de pessoas que costumam assistir e descrevem os benefícios que oferecem a uma empresa/marca que queira apoiar a organização e manutenção destes eventos. Nesta mesma oportunidade apresentam um preço, ou seja, quanto pede a malta do Ignite Algarve em troca desses benefícios de visibilidade.
Como já sabem, todas as oportunidades de publicidade publicadas no Mufip estão organizadas em função das características do público que dizem alcançar. Por exemplo, uma revista que coloca uma oportunidade no Mufip, tem de dizer quem são as pessoas (os seus leitores) que o anunciante pode alcançar fazendo publicidade ali. Para um patrocínio de evento é igual. Ou seja, um evento que se destina a homens, numa faixa etária acima dos 30 anos, a viver no Algarve e com interesses nas áreas do desporto e carros, deve colocar essa informação na oportunidade, sabendo que depois vai aparecer a um anunciante que pesquise por estas características, ou seja, que pretenda alcançar este mesmo público.
2. Como criar um plano de patrocínio
acedata.com.br
Estivemos a ler vários artigos sobre este assunto e fizemos uma síntese / receita, também de acordo com a nossa própria experiência nesta área. Então aqui vai :)
- Conhecer muito bem o público-alvo do evento.
- O vosso evento pode ser para multidões, o que irá dificultar a sua caracterização (mas também passam a ter o peso de uma grande audiência para angariar patrocinadores), contudo também pode ser para um nicho bem definido. A grande vantagem é saberem quem são essas pessoas, nomeadamente faixa etária, classe social, interesses, etc. Ter esta informação será um dos vossos maiores trunfos para chamar a atenção de empresas interessadas nesses consumidores.
- Planear o evento com as necessidades dos patrocinadores em mente (as marcas querem visibilidade, oportunidades de contacto, informação sobre os consumidores, criar associações positivas entre o evento e o patrocinador, etc.).
- Identificar potenciais patrocinadores (porque não planear parte do evento em conjunto?). Saber quem queremos ter como patrocinadores também ajuda para identificar qual o melhor período para apresentar o pedido de patrocínio, uma vez que as empresas raramente saem dos seus planos de comunicação (é preciso saber quando os definem para tentar encaixar este evento no orçamento).
- Identificar patrocinadores de outros eventos similares. Depois de se conseguir a primeira empresa, pode-se ir atrás das empresas concorrentes, jogando com esse indicador.
- Identificar e listar todas as oportunidades de publicidade / formas de dar visibilidade.
- Onde é que no evento se podem colocar faixas / referências aos patrocinadores (à entrada, nos bancos da plateia, nos televisores / projecções, num palco, criar stands de venda, etc.)
- Também se podem distribuir os saquinhos com presentes (folhetos, porta-chaves, t-shirts, bonés, e outros artigos que façam sentido para os participantes e para os patrocinadores).
- Dar acesso privilegiado ao evento (entradas, camarins vip, participações / intervenções no programa do evento, contacto com celebridades, etc.).
- Oportunidades na comunicação do evento (referência aos patrocinadores nas notas de imprensa, no site, numa newsletter / mailing list, e porque não colocar o patrocinador principal no nome do evento? Já são vários os exemplos (MEO Sudoeste, NOS air race, Vodafone Mexefest, Optimus Alive, etc.).
- Criar pacotes diferenciados de patrocínio (diferentes preços, diferentes benefícios).
- É importante criar uma categorização de patrocínios, começando pelos premium, mais caros mas englobando as maiores oportunidades de publicidade, e os pacotes de preços mais baixos, permitindo a adesão de empresas mais pequenas.
- Uma forma de criar os preços de cada pacote deve começar por identificar o custo de cada benefício que querem apresentar ao patrocinador. Quanto custará colocar um banner na entrada do evento, fazer t-shirts, o site, etc. Depois somar esses custos aos custos gerais que pretendem que sejam pagos pela angariação de patrocinadores. Dividam o bolo e calculem o mínimo de patrocinadores que têm de ter em cada pacote, para satisfazer essas despesas.
- Nestes pacotes podem também prever a possibilidade de patrocínio em géneros (catering, artigos para oferecer aos participantes como livros, protectores solares, bebidas, disponibilização do local do evento, equipamentos de audiovisual, etc.)
- Não sendo um evento com um patrocinador exclusivo, é importante planear e dar a conhecer como as marcas se vão relacionar no evento.
- Planear a recolha de evidências.
- No final do evento, os patrocinadores vão valorizar que lhes seja enviado um relatório com o desempenho do evento, fotografias e videos dos momentos altos, as principais notícias que o evento gerou na comunicação social, testemunhos dos participantes, etc. Por isso, é preciso planear como é que estes dados vão ser recolhidos.
- Este trabalho será importante para a apresentação a outros potenciais patrocinadores, para posteriores edições do evento.
3. Como responder aos possíveis constrangimentos de patrocinar um evento
philosophicallychallenged.com
Quando uma empresa pega num pedido de patrocínio, avalia o número e o perfil das pessoas que poderá alcançar com a sua participação, os valores e visão do evento, a capacidade de organização da equipa do evento, a visibilidade que o evento pode ter nos media, o histórico (caso exista) e, claro, todos os outros benefícios específicos e globais de cada pacote de patrocínio. Mas uma das maiores preocupações para uma marca, é que o evento não corra muito bem e que essa imagem e valores também lhe fiquem associados. Um patrocinador é um preescritor, alguém que recomenda, que dá a cara por...).
Como dissipar estes medos?
1. Ter um evento bem planeado.
Boa organização logística, público-alvo bem definido e intervenientes bem escolhidos. Se é a primeira vez que organizam um evento, existe muita matéria que podem ler sobre como organizar um evento.
2. Saber mostrar que está tudo bem planeado.
Até pode estar tudo bem feito até ao momento, mas neste caso também é preciso Parecer! Quantas vezes não olhámos já para alguém com algum desprimor, para, mais tarde, acabar revelando-se um génio em determinado domínio? É por isso muito importante que se faça um bom trabalho de imagem, logo a começar pelo logotipo, depois pelo site e de todos os materiais de promoção do evento. Se ainda não foi possível criar um site por falta de financiamento, então um simples PDF pode servir, desde que bem elaborado. Algo muito simples que se pode fazer e falha muitas vezes, é utilizar endereços de email personalizados (comprar um domínio pode custar menos de 10€/ano). Não usem gmail ou hotmail...
3. Pode ser decisivo conseguir alguns parceiros.
Podem ser parceiros de comunicação, por exemplo um jornal a quem se possa dar exclusividade em determinadas partes do evento ou então informação privilegiada com alguns dias de diferença em relação aos contactos massivos com os restantes media. Pode ser uma espécie de apadrinhamento por uma marca ou pessoa conhecida. Tal serve, acima de tudo, para credibilizar o evento.
4. Descubram quem faz a gestão dos pedidos de patrocínio, quem decide e procurem obter uma reunião.
Para conseguir uma reunião (e mesmo um patrocínio) é preciso fazer muitos telefonemas (preparem-se para não desanimar com os não's, porque os sim's irão surgir. Quando conseguirem aproveitem a reunião para identificar o que aquela empresa mais valoriza. Mas também saber apresentar as motivações do evento e como acreditam poder beneficiar o patrocinador. Apesar de levarem os vossos planos de patrocínio estabelecidos, sejam receptivos a analisar / negociar ideias que as empresas possam apresentar.
4. O patrocinador deve ser atualizado com frequência.
Todos os dados relevantes sobre como está a decorrer a organização do evento, assim como o durante e o depois do evento. Por exemplo, as visitas ao site, inscrições, assim como um clipping regular com as notícias (imprensa, blogs, etc.) que vão saindo sobre o evento.
No geral, é importante mostrar competência e muita organização para gerar sentimentos de segurança (saber explicar claramente de que se trata o evento, o que tem de especial para ser bem sucedido, a quem se destina (segmentar os públicos e caracterizar o perfil de cada um), como vai garantir um número mínimo de participantes, quantas pessoas espera ter a participar, a que benefícios tem direito um patrocinador, que retorno pode esperar, quais são os diferentes planos de patrocínio, etc.). Bom trabalho!
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